Difficile de superviser chaque membre d’une équipe et des différents logiciels, en ligne ou en licences, que les employés choisissent d’utiliser. « L’enfer est pavé de bonnes intentions dit le proverbe. » Or c’est bien souvent le cas quand les objectifs poursuivis et les délais assortis font faire certains raccourcis de procédures par les membres de votre personnel. Combien de fois avons-nous fait face à des soucis importants pour des entreprises alors qu’un membre de l’équipe quitte… avec son savoir, ses méthodes et surtout, ses choix d’outils numériques. Voici quelques pièges que nous vous invitons à désamorcer avant de vous y mettre la main jusqu’au coude!
- L’absence de documentation ou de journalisation des processus ;
- Utilisation de licences personnelles pour le compte de votre organisation ;
- Utilisation d’outils en ligne vulnérables ;
- Lacunes de protection des données personnelles et confidentielles
- Manque de fluidité des procédés et d’interrelation.
L’absence de documentation ou de journalisation des processus
La fin ne devrait pas justifier les moyens… enfin, pas toujours! Pour toutes les raisons, louables ou plus douteuses, il est fréquent que les employés ne peuvent bien documenter ou journaliser les processus ainsi que les outils utilisés pour arriver à réaliser les tâches requises par leurs fonctions. Il en résulte une perte de lien et de partage des savoirs et outils choisis entre la direction et son personnel.
Produire des correspondances et rapports avec Chat GPT, CoPilot ou Gemini, faire analyser les données par l’intelligence artificielle, à l’abri d’une rigoureuse vérification, il n’en faut pas moins pour que vous puissiez mettre en jeu la réputation de fiabilité de votre entreprise ou de votre marque, mais surtout, que vous risquiez de vous baser, sans même le savoir, sur des données à la vérité pour le moins incomplètes.
Quelques solutions : Encouragez la transparence en la pratiquant vous-même. Lorsque c’est possible, ajoutez aux échéanciers des projets une période horaire de documentation des outils, qui vous seront soumis pour approbation, voire une réorientation des pratiques pour une meilleure fluidité.
Utilisation de licences personnelles pour le compte de votre organisation
J’ai une licence « Canva Pro », tel autre 3 licences familiales inutilisées pour une suite bureautique, il n’en faut bien souvent pas davantage pour que vos données, mais aussi le rapatriement de vos documents, se retrouvent en état de vulnérabilité. Imaginez que cet employé cesse de payer sa licence mensuelle, ou encore telle autre employée perd l’accès à son compte personnel, ou est victime d’une fuite de données. Vous voilà dans un sérieux pétrin numérique et organisationnel.
Des logiciels tel que le premier que nous indiquons dans cette section peut très bien offrir des raccourcis de temps, et d’argent, pouvant sembler appréciable pour tous les avantages qu’il propose, or, choisir d’encourager les employés à proposer, en équipe, les logiciels et outils qu’ils et elles souhaiteraient voir être disponible pour l’organisation peut éviter ces initiatives
On a tous et toutes été confrontés à cette « pieuvre » qui semble toujours avoir la solution gratuite sous la main. Or ce n’est pas toujours le meilleur choix quand toutes les considérations sont réellement prises en compte.
Solutions suggérés : Une réunion d’équipe pour sonder les besoins en matière de tâches à accomplir et une recherche d’harmonisation des outils peut éviter la prise d’initiatives individuelles qui vous fragilisent.
Utilisation d’outils en ligne vulnérables
Notre dernière proposition a ouvert le sujet : ces micros outils, en ligne, qui prétendent à des fonctions qu’on recherche, gratuitement en plus, et qui semblent nous sauver la peau. Convertir un média, faire passer une image à un format plus léger, envoyer des fichiers plus lourds, etc. On trouve sur le web une pléiade de ces sites web qui se propose de vous sortir d’un pétrin, le tout en ligne. Hop ! L’employé s’y inscrit avec le compte entreprise, ou encore son compte personnel… Voici que cet employé envoie votre dernier bilan annuel, question de le « compresser ». Vous nous voyez venir !
Lorsque nous rencontrons nos clientes et clients, nous leur proposons une trousse de logiciels et d’outils qui leur permettent de mieux performer dans leurs tâches, sans pour autant ouvrir la porte à des fuites de données ou pouvant vulnérabiliser votre système. Prenez un moment pour envisager ce type de consultation. Elle vaut son pesant d’or, et de tranquillité d’esprit.
Solutions : Sans être chauvin, une consultation de 3 heures avec nous, en équipe ou seulement avec votre direction, peut éclairer sur les meilleurs choix, respectueux des exigences de productivité de votre organisation, de sécurité informatique et numérique, et des bonnes pratiques en matière de respect de la confidentialité de vos usagers et de la protection des renseignements personnels.
Lacunes de protection des données personnelles et confidentielles
La loi 25 est une législation adoptée au Québec en 2021 pour renforcer la protection des informations personnelles des utilisateurs. Utilisant le numérique et le web, nous en sommes toutes et tous responsables. Il en va de même pour les bonnes pratiques à favoriser alors que nous utilisons des outils numériques. Pensez à votre liste d’abonnés, d’usagers, les formulaires de contact de votre site Internet tout autant que la plateforme (CMS) utilisée pour votre site.
Assurez-vous que vos usagers peuvent compter sur votre transparence et la rigueur dans l’application des solutions que vous choisirez.
Manque de fluidité des procédés et d’interrelation
Il s’agit ici des grandes conclusions auxquelles nous invitent cette réflexion, obtenir une meilleure fluidité des procédés, tout autant que pouvoir offrir souplesse et réactivité dans la gestion des tâches. Il est majeure de bien cartographier les processus afin de mieux définir les besoins numériques requis pour chaque étape de la réalisation des projets ou des actions.
Investir un peu plus dans une solutions multifonctions, ce peut être pour vous une garantie d’économie, à très courts termes, autant en centralisant mieux les outils choisis, tout en garantissant un partage et passage des compétences facilité.
Solutions : Permettre aux employés de pouvoir dire « Je ne sais pas » ou » je ne sais pas comment faire… ». C’est là où vous pourrez favoriser les réflexions nécessaires à demander à des professionnels en numérique de vous proposer des alternatives et des solutions durables.
Martin Désaulniers Comeau, fondateur et dirigeant d’Assistant Virtuel TR, a dirigé les communications et le marketing pour plusieurs organisations communautaires : Association du Barreau canadien Division Québec, le projet 1,2,3 GO de la rive-sud de Montréal, piloté par Centraide, la Fédération québécoise des directions d’enseignement du Québec où il a été consultant à la présidence, en clair, un vécu communautaire.